يُعَدّ الإرشاد الأكاديمي محوراً رئيساً في العملية التعليمية، كونه يوفرُ العديد من التسهيلات لطالبات الجامعة، وتعد عملية الإرشاد بمثابة الداعم الأول لمسيرة الطالبة خلال الحياة الجامعية، في تقديم المعلومات الإرشادية وتوجيه الطالبة ومساعدتها في إعداد وتسجيل المواد الأكثر ملاءمة لها، وكلها عوامل تساعدها في التكيف مع الدراسة الجامعية ومتطلباتها.
وتعتمد أكثر مؤسسات التعليم العالي على خبرات أعضاء هيئة التدريس في إرشاد الطلبة في الأمور الأكاديمية كاختيار التخصص، وتزويدهم بالاقتراحات والنصائح التي تساهم في تحسين تحصيلهم العلمي، ومساعدتهم في التغلب على مشكلاتهم الأكاديمية والإدارية، ومعرفة ميولهم وتنمية القدرات الخاصة لكل فرد منهم، والاستفادة من الخبرات والخدمات المتوافرة في الجامعة.
إدارة الشؤون التعليمية في الكلية
هي المسؤولة عن الإشراف على عملية الإرشاد الأكاديمي في الكلية، وتنظيم عملية تسجيل الجداول للطالبات اللاتي لديهن مشكلات، وهي بمثابة همزة وصل بين الأقسام الأكاديمية وعمادة القبول والتسجيل ومن مهامها:
- وضع خطة للإرشاد الأكاديمي بالكلية ومتابعة تنفيذها .
- نشر الوعي بين الطالبات حول ماهية الوحدة وأهميتها وكيفية الاستفادة من خدماتها وذلك عن طريق اللقاءات والإعلانات على البريد الجامعي ووسائل التواصل الاجتماعية على موقع الوحدة في الشبكة العنكبوتية.
- التوعية بأهمية الإرشاد الأكاديمي وأهمية التواصل مع المرشدة الأكاديمية وذلك عن طريق الإعلانات على البريد الجامعي و وسائل التواصل الاجتماعية واستخدام موقع الوحدة لهذا الغرض.
- تعريف الطالبات بأهداف الكلية ورسالتها، وبرامجها التعليمية، وأقسامها العلمية، ومجالات عمل خريجاتها، وأوجه الرعاية والخدمات التي توفرها لطالباتها، كما يتم تبصيرهم وتوجيههم لاختيار التخصصات المناسبة التي تلاءم قدراتهم وإمكاناتهم.
- توزيع الطالبات المستجدات على المرشدات الأكاديميات و متابعة ربط الطالبات بمرشداتهن ونشر القوائم على موقع الوحدة وذلك مع بداية كل عام.
- المساهمة في حل مشاكل الطالبات النفسية والمالية والاجتماعية والوظيفية وذلك بتوجيههم إلى مركز التوجيه والارشاد بالكلية ومديرة إدارة الخدمات الطلابية لاتخاذ ما يلزم فيها.
- تفعيل الإرشاد المبكر بشكل مكثف و على أفضل مستوى لضمان نجاح عملية التسجيل المبكر.
- دراسة حالات الطالبات وإعداد تقارير عنها و رفعها لجهات الاختصاص.
- النظر في مشاكل الطالبات الأكاديمية التي تُرفع من قبل المرشدات الأكاديميات والسعي لحلها بالتعاون مع إدارة الكلية.
- النظر في شكاوى الطالبات ذات الطبيعة الأكاديمية واستنباط الحلول التي تناسبها أو رفعها لإدارة الكلية إذا لزم الأمر.
- إقامة دورات تدريبية مكثفة لتوعية الطالبات بكيفية الاستفادة من النظام الاكاديمي(بانر) و بالخطط و المقررات التي يستوجب عليهن إضافتها.
- الإشراف على برامج توجيهية للطالبات المستجدات للتعريف بنظام الدراسة والاختبارات في الكلية.
- الاجتماع بشكل دوري كل 4 أسابيع لمناقشة التقارير الدورية أو التقارير الاستثنائية المرفوعة من المرشدات الأكاديميات.
مهام المرشدة الأكاديمية
- تثبيت جدول محاضراتها موضحة به الساعات المكتبية و الإرشادية على باب مكتبها.
- الاجتماع مع الطالبات لمتابعة سير دراستهن وفق خططهن الدراسية المعتمدة بما يضمن تخرجهن في المدة المحددة.
- تزويد الطالبة بنموذج من خطتها الدراسية, و تتبع حالتها من خلال سجلها الأكاديمي و خدمة تقييم الشهادة إلكترونيا للتأكد من اجتياز الطالبة جميع المتطلبات للمستوى المسجلة به حاليًا.
- أن توضح للطالبة الفروق بين المتطلبات الجامعية، ومقررات التخصص الإجبارية و المقررات الاختيارية (اختياري كلية أو اختياري قسم)، والمقررات الحرة.
- تزويد منسقة الإرشاد الأكاديمي في القسم بدراسة حالة للطالبات المتعثرات و اللاتي تتطلب حالاتهن إجراء من جهة إدارية أعلى كعرضها على مجلس القسم المختص أو مجلس الكلية أو مخاطبة عمادة القبول والتسجيل بشأنها.
- متابعة الطالبات المتوقع تخرجهن بزيادة ساعات على ساعات الحد الأعلى عند الحاجة لذلك.
- تزويد منسقة الإرشاد في القسم بمحضر الاجتماع مع طالبات الإرشاد وتقرير متابعة الطالبات.
- التوقيع على النماذج التي تختص بعملها كمرشدة أكاديمية مثل (نموذج الاعتذار عن مقرر ).
مهام منسقة الإرشاد الأكاديمي في الأقسام التعليمية
- تحديد مرشدة أكاديمية لكل مجموعة من الطالبات لمتابعة أوضاعهن الأكاديمية .
- تزويد المرشدات بمهامهن وتدريبهن على كيفية الاستفادة من النظام الأكاديمي (بانر).
- الاستعداد في بداية الفصل الدراسي لفترة التسجيل بتجهيز قاعة لاستقبال الطالبات وتوجيههن.
- الإعلان عن موقع الإرشاد والفترة المخصصة له.
- تزويد المرشدات الأكاديميات بالخطط الدراسية ونماذج الإجراءات الأكاديمية.
- النظر في الحالات الحرجة والخاصة.
- متابعة تثبيت المرشدات لجداولهن الدراسية المزودة بالساعات المكتبية على مكاتبهن لتسهيل مقابلتها للطالبات مع أسماء من ترشدهن.
- متابعة تقارير المرشدات الأكاديميات.
- حصر الطالبات المتوقع تخرجهن ويرغبن بزيادة ساعات على الحد الأعلى بحيث تُرفع أسمائهن إلى مديرة إدارة الشؤون التعليمية، ومتابعة تبليغ الطالبات بالمستجدات من قبل المرشدة.
- تزويد منسقة لجنة الإرشاد الأكاديمي في الكلية بتقرير عن عملية سير الإرشاد الأكاديمي في القسم.
