مهام إدارة التغيير والاصدارات:
-إعداد كافة السياسات والإجراءات وسير العمليات وإجراءات التشغيل القياسية ومهام سير العمل والمبادئ التي سيتم استخدامها لجميع التغييرات والإصدارات.
-تحديد وتقييم ومراجعة جميع طلبات التغيير والإصدار لتحديد التأثير المحتمل على الأعمال، ويشمل ذلك تقييم الإمكانيات الفنية للتغيير، وتقييم المخاطر، وتقدير الموارد المطلوبة تحديد أولويات التغيير.
-مراجعة العمليات وتحسينها ووضع خطة مفصلة لتنفيذ كل تغيير أو إصدار.
-مراقبة التغييرات والابلاغ عنها، واعداد التقارير الخاصة بحالة التغييرات.
-إدارة التواصل مع أصحاب المصلحة، بشأن التغييرات والإصدارات القادمة، ويشمل ذلك التوقعات، والمعلومات حول فائدة ومخاطر التغييرات، والاستجابة لملاحظاتهم ومخاوفهم.
-تحديد وإدارة التعارض بين التغييرات أو الإصدارات المختلفة، وهذا يشمل التنسيق مع الإدارات أو الموردين، وتقييم التأثير على الأنظمة ذات الصلة، وتعديل الجداول الزمنية أو الأولويات حسب الحاجة.
-إدارة الوثائق وحفظها وتحديثها لجميع التغييرات والإصدارات، ويشمل ذلك توثيق التفاصيل الفنية للتغييرات، وعملية الموافقة والتنفيذ، أو دروس مستفادة.
-إجراء عمليات التدقيق بانتظام للتأكد من أن التغييرات والإصدارات تتوافق مع المتطلبات التنظيمية والسياسات الداخلية والمعايير العالمية.
-إدارة حزم الإصدار، والتي تحتوي على جميع التغييرات التي يتم إصدارها معًا، بما يتضمن تحديد التغييرات التي يجب تضمينها في حزمة الإصدار، واختبار حزمة الإصدار ككل، والتأكد من إصدار جميع التغييرات في حزمة الإصدار في نفس الوقت.
-إدارة طلبات التغيير من أصحاب المصلحة. ويشمل ذلك مراجعة طلبات التغيير للتأكد من أنها كاملة ودقيقة، وتصنيفها وفقًا لأولويتها وتأثيرها، والتواصل مع أصحاب المصلحة حول حالة طلباتهم.
-إدارة فترات تجميد التغيير (Manage change freeze periods)، ويتضمن ذلك إبلاغ أصحاب المصلحة بفترة تجميد التغيير، ومراجعة أي طلبات تغيير تأتي خلال فترة التجميد، وإعادة جدولة أي تغييرات تم التخطيط لها خلال فترة التجميد.
-وضع خطط للتراجع والعودة عن التغيير إذا تسبب في مشاكل أو كان له عواقب غير متوقعة، واختبارها، وإبلاغها لأصحاب المصلحة، والتأكد من أن الخطط فعالة ويمكن تنفيذها بسرعة إذا لزم الأمر.
-إجراء مراجعات ما بعد التنفيذ لتقييم نجاح التغييرات والإصدارات. وهذا يشمل تحليل نتائج التغييرات، وتحديد أي مشاكل أو فرص للتحسين، وإبلاغ النتائج إلى أصحاب المصلحة.
-إدارة اتفاقيات مستوى الخدمة (SLA) ) المرتبطة بالتغييرات والإصدارات، يتضمن ذلك تحديد اتفاقيات مستوى الخدمة ومراقبة الامتثال لاتفاقيات مستوى الخدمة واتخاذ إجراءات تصحيحية عند عدم الوفاء بها.
-إجراء تقييمات للمخاطر لتحديد المخاطر المحتملة المرتبطة بالتغييرات والإطلاقات، وتطوير الاستراتيجيات للتخفيف من المخاطر، وإبلاغ أصحاب المصلحة بالمخاطر.
-إدارة عملية نشر الإصدار، يتضمن ذلك التنسيق مع الفرق أو الموردين، وإعداد حزمة الإصدار، ونشرها، والتحقق من أن الإصدار يعمل كما هو متوقع.
-إدارة المجلس الاستشاري للتغيير (CAB) بما في ذلك اختيار الأعضاء، وتحديد أدوار ومسؤوليات، والتأكد من فعاليته.
-إدارة الأدوات والبرامج المستخدمة لدعم عملية إدارة التغيير والإصدار. وهذا يشمل اختيار وتنفيذ الأدوات المناسبة، والتأكد من أن الأدوات محدثة وعملية، وتوفير التدريب والدعم لمستخدمي الأدوات.
-التأكد من أن جميع التغييرات والإصدارات تتوافق مع سياسات إدارة التغيير والإصدار في الجامعة.
-قياس مؤشرات الأداء لعمليات التغيير والإصدار (عدد التغييرات والإصدارات، معدل نجاحها والوقت المطلوب لتنفيذها) واستخدام هذه المؤشرات للتحسين وإبلاغ النتائج إلى أصحاب المصلحة.
-مراجعة جاهزية الإصدار للتأكد من أنها جاهزة للنشر، يتضمن ذلك تقييم اكتمال حزمة الإصدار، واختبار حزمة الإصدار، والتأكد من تلبية جميع المتطلبات الأساسية للإصدار.
-تقييم الأثر المحتمل للتغييرات على النظام وعلى أصحاب المصلحة. هذا يتضمن تحديد التأثيرات المحتملة، وتقييم شدة التأثيرات، وتطوير استراتيجيات التخفيف.
