​​​المهام:

دعم فريق وكالة الجامعة للمنشآت و التشغيل عبر تطوير قدرات الموظفين للوصول الى التميز و الريادة في ادارة المنشات و المشاريع، مع وضع منهجيات عمل واقعية؛ 

بالإضافة إلى تحضير و تشغيل أنظمة متقدمة في مجال إدارة المنشآت و التشغيل للوصول إلى الأهداف المطلوبة.

الأسباب و التحديات :

- التنسيق غير المنتظم

- ضعف التواصل و عدم وجود تنسيق في أنشطة عمل المشروع

- تكرار الأخطاء مع عدم القدرة على تجنب المشكلات.

- البطء في اتخاذ القرار​

الاتجاهات الإستراتيجية :

- تسهيل و دعم التواصل، و توفير المعلومات المناسبة حول المشروع لمختلف الأقسام من أجل دعم اتخاذ القرارات

-تفعيل دور البرامج في ادارة المنشآت و المشاريع العمل على بناء قاعدة معرفة صلبة خاصة في ادارة المرافق 

-مساعدة الوكالة على تحديث شهادةISO 9000 

خدمات مكتب إدارة المرافق :

-دعم الاتجاهات الإستراتجية و صنع القرار من خلال: تقييم المستوى الحالي لإدارة المرافق و بالتالي تحديد متطلبات التحسين 

-نشر ثقافة التميز في ادارة المرافق و تطوير موظفي الوكالة

-تطبيق منهجيات إدارة المرافق والمشاريع إلى جانب إعادة تحديدسياسات و إجراءات التشغيل إنهاء وضع إجراءات إدارة المرافق الرئيسة

-تتبع الأداء و التنفيذ السليم عبر لوحة القيادة الإستراتجية

-تحضير ميزانية لعمليات إدارة المرافق ​.

قياس قدرات موظفي الوكالة :

من خلال تعزيز المساهمة في تحضير إيجابية و تحسين بيئة المهنة 

حث التفاعل على التدريب الوظيفي توفيرمصادرالمعرفة المتجددة المتعلقة بإدارة المرافق 

و تعزيز مسار التوظيف لشغل وظائف إدارة المرافق​.

ملخص وظائف مكتب ادارة المرافق:

1. تطوير استراتيجيات الوكالة و الأهداف و مؤشرات الأداء الرئيسة

 2. تطوير الإجراءات، ومراقبة  آليات التنفيذ و المراجعة

 3. تطوير و مراجعة إجراءات العقود

 4. سن أنظمة و ضوابط إدارة المرافق 

5. إدارة الاستدامة ​

1. تطوير استراتيجيات الوكالة و الأهداف و مؤشرات الأداء الرئيسية

تتمثل المهمة الرئيسة لمكتب إدارة المرافق في تطوير استراتيجيات متوسطة و طويلة المدى لوكالة الجامعة. إن الاستراتجيات متوسطة المدى هي تلك المركزة 

على رؤية الجامعة لفترة بين سنتين و أربع سنوات، بعكس الاستراتيجيات طويلة المدى.

إن مديري مكتب إدارة المرافق سوف يعملون على ضمان مراجعة العمليات الاستراتيجية و تعديلها بشكل دوري للتأكد من أنها لا تزال ذات صلة بالوظيفة المطلوبة في القطاع الأكاديمي؛

بالإضافة إلى التخطيط الاستراتيجي، ويضمن مدير عمليات المرافق مؤازرة أنشطة العمل اليومية إلى جانب مهام الكليات.

تبدأ عملية الإدارة الاستراتيجية عادة بتطوير بيان المهمة و من ثم تطوير الأهداف الاستراتيجية، التنفيذ و التحكم.

يتتبع مدير الجودة بالتنسيق مع مدير إدارة المنشأة تقدم العملية نحو تحقيق الأهداف الاستراتيجية و أهداف عالية المستوى من خلال لوحة معلومات مؤشر الأداء الاستراتيجي الرئيسي.

يجب وضع نظام لقياس مؤشرات الأداء الرئيسة لكل وظيفة، بما في ذلك الخاصة بالصيانة، المشتريات، حالة المنشأة، الجدول الزمني للإنجازات، الامتثال للعقود و غيرها.

يعمل أعضاء مكتب إدارة المنشأة على تفسير و فهم مؤشرات الأداء الرئيسة ؛ وتقييم التقدم المحرز مقابل كل عنصر من عناصر الاستراتيجية بما في ذلك الأهداف الاستراتيجية و العوامل 

التمكينية الاستراتيجية؛ و توضيح الخطوات اللازمة لتصحيح المسار على النحو المطلوب. ​

2. تطوير الإجراءات، مراقبة التنفيذ و المراجعة

يهتم هذا القسم بمتابعة و تحليل أداء التشغيل، تطوير و مراجعة الإجراءات بالاضافة الى توضيح مسار تقدم العملية من خلال أداء الجدول الزمني و التحليل المالي المقارن مع الخطة الأساسية.

و يشمل هذا القسم الوظائف التالية:

-دعم عمليات الوكالة عبر تقديم نماذج، عمليات و إجراءات وفقا لأفضل الممارسات و توحيدها في جميع الإدارات.

-متابعة تقديم المستندات و المتطلبات التعاقدية للمشروع و تحليل بياناتها و تقديمها في التقرير الشهري.

-دعم وإعداد خطة لمسؤوليات ومهام أعضاء مكتب إدارة المنشأة ووضع خطة مصفوفة المسؤوليات.

-دعم خطة تنفيذ تدريب و تأهيل مكتب إدارة المنشأة في المهارات المختصة بإدارة المرافق. 

-مراجعة تقارير الاستشاري فيما يتعلق بالموارد اللازمة لتنفيذ المشروع مثلا لعمالة، المواد و المعدات 

-تجميع كافة السجلات الفنية المحدثة من الاستشاري مثل تقارير عدم الامتثال، أوامر التغيير، المطالبات و المواد...إلخ أيضا الصور التي تبين تقدم الأعمال. 

-تقديم تقارير حالية لكل رزمة محددة : كمعدل التقدم و التأخير و الدعم في تطوير خطة عمل تصحيحية، و مراجعة المعلومات و تدفق البيانات عبر الإادارات المختلفة 

-مراجعة الفواتيرالشهرية الخاصةبالاستشاري المقدمة للمالك المشاركة في مراجعة إجراءات الفواتير الشهرية للمقاولين 

-مراقبة تنفيذ الإجراءات المطلوبة في مراحل مختلفة من التشغيل و التأكد من امتثالها للخطة المعتمدة. 

تلخص القائمة أدناه بعض الاجراءات المطلوبة و ليس من الضروري أن تكون شاملة:

A. الاجتماعات:

حضور اجتماع ما قبل الأولي بعد توقيع العقد بين المالك و المقاول/ الاستشاري بهدف توضيح خطة العمل، عملية إدارة العقود و كذلك مناقشة مواضيع أخرى مثل الدفعة الأولى، 

خطاب الضمان، جدول الزمني و توضيح عقوبات التأخير إن وجدت و المدفوعات الشهرية.

حضور الاجتماع الشهري (حسب العقد) لمناقشة سير الأعمال و العقبات بالاضافة الى تنسيق الاجتماع بين أطراف المشروع.​

B. الجدول الزمني: الجدول التقاعدي الأساسي:

يضمن مدير التخطيط في مكتب إدارة المنشأة و بالتنسيق مع مدير العمليات لدى الاستشاري لكل رزمة بوجود جدول زمني معتمد تم إعداده و تقديمه من قبل المقاول

للحصول على موافقة الاستشاري كما هو مذكور في العقد

إجراءات تدفق العمل:

يجب على الاستشاري أن يحيل إلى مدير التخطيط في مكتب إدارة المنشأة الجدول الزمني المعتمد.

يجب على مدير التخطيط فحص المستندات و سجلات النتائج.

يجب على مدير التخطيط تقديم المشورة و الاستشارات إلى وكالة الجامعة بأن جدول الزمني المعتمد و السجلات التي قدمها الاستشاري فعالة و موثوقة ليتم اعتبارها

الخطة الزمنية الحقيقية و الواقعية للمشروع.

يقوم مدير التخطيط بمراجعة و تحليل الجدول الزمني المحدث و اعداد تقرير عن مجالات التأخير و المخاطر إن وجدت.

يقوم مدير التخطيط بمناقشة التقرير مع وكالة الجامعة و تقديم توصيات للحلول التي تمكنه من اتخاذ القرار المناسب.

C. تقارير الدورية تقرير المقاول/الاستشاري الشهري

متابعة و مراجعة تقرير الاستشاري الشهري على مستوى مديري عمليات الرزم و تأكيد بياناتهم ، و الإبلاغ عن أي اختلاف بين تقدم العمل و التقرير المقدم

توثيق معدلات التقدم، المخططة و المستكملة بهدف تقديم هذا التقرير في موعد لا يتجاوز اليوم الخامس من الشهر التالي

التقرير الشهري:

يتم جمع البيانات من الاستشاري في نماذج محددة تتضمن المعلومات الأساسية لكل رزمة، البيانات المالية، معدلات الإنجاز الفعلية، صور الموقع و كذلك إعداد منحنى تقدم الأعمال

المنجزة لكل رزمة. سيتم إجراء تحليل مقارن بين المخطط و الفعلي لاكتشاف أي اختلاف و تقديم مشورة بشأن الإجراءات التصحيحية.

سير الأعمال و الإجراءات:

متابعة ومراجعة تقاريرالاستشاريين يجب على الاستشاري إرسال التقارير إلى مدير مراقبة مكتب إدارة المنشأة ،يقوم مدير التحكم بمراجعة التقارير و التعليق عليها 

يجب على مدير التحكم إخطار الوكالة بما اذا كانت التقارير المقدمة من الاستشاري صالحة و موثوقة ،لإعطاء إشارة على أداء المقاول و الاستشاري 

و يقوم مدير الرقابة بمراجعة و تحليل التقارير و إعداد تقريره الخاص عن المناطق المتأخرة/الخطرة ، إن وجدت يجب على مدير التحكم مناقشة التقرير مع الوكالة و تقديم توصيات و حلول اللتي تمكنه من اتخاذ القرار المناسب

D. متابعة وثائق المشروع:

يقوم فريق مكتب إدارة المنشأة من خلال مدير عمليات المرافق، مدير التحكم و مدير الجودة بمتابعة وثائق المشروع مثل سجلات الفواتير الشهرية و تقارير عدم الامتثال.

يتم إعداد سجلات المشروع من قبل المقاول و يتم مراجعتها من قبل الاستشاري. و يتم تحديث هذه السجلات و تقديمها بشكل دوري بحلول اليوم الخامس و العشرين من كل شهر، 

و يقوم فريق مكتب إدارة المنشأة بتحليل المعلومات و التركيز على مشكلات المناطق.

E. فواتير المقاول

على المقاول تقديم و إرسال الفواتير الشهرية من بعد استلام مؤشرات الاداء الرئيسة و توصيات الاستشاري ،و يتحقق فريق مكتب إدارة المنشأة  من استيفاء المستندات 

و الأوراق و الاجراءات اللازمة للموافقة على شهادة الدفع.

F. فواتير الاستشاري

يجب على الاستشاري تقديم مدفوعات الشهرية ليتم اعتمادها من قبل الوكالة ، في حين يتعين على فريق إدارة مكتب المنشأة التحقق من الامتثال طلب الدفع مع المستندات 

و الاجراءات المطلوبة للموافقة على المدفوعات.

G. أوامر التغيير و مطالبات التكلفة

يجب على مكتب إدارة المنشأة تزويد العميل بالمشورة الفنية المتعلقة بمطالبات التكلفة المقدمة من المقاول بعد مراجعتها و تقييمها تقنيا من قبل الاستشاري  ملاحظة

استيفاء الاستشاري لما يلي:

-خطاب يوضح تفاصيل أمر التغيير أو المطالبات و التأكد من أنه لا يتضمن أي تغيير في نطاق العقد أو حق المقاول في المطالبة

-يقوم الاستشاري بتقديم التكلفة التقريبية لطلب التغيير أو المطالبة بالتكلفة تحصيل المطالبات الصالحة تعاقديا و التي تتوافق مع جميع شروط العقد و سياسيات

المشتريات الحكومية وجود سجلات من جميع المراسلات السابقة بخصوص أمر التغيير أو مطالبات التكلفة جرد معتمد من جميع العناصر المنفذة حتى تاريخ صدور متطلبات

التغيير تحليل شامل للسعر المقدم من المقاول لجميع بنود أوامر التغيير أو مطالبات التكلفة التأكد من أن المقاول يقدم ثلاثة عروض من أسعار الموردين أو مقاولين الباطن

-التأكد من أن أمر التغيير قد تم دراسته من قبل الاستشاري و يتضمن أيضا التوصيات اللازمة يتم توقيع و اعتماد كل وثيقة و إجراء من قبل الموظفين المعتمدين وفقا لنظام

المشتريات الحكومية​.

​