وكالة الجامعة للدراسات العليا والبحث العلمي
الإدارة العامة للابتعاث والتدريب
إجراءات التخرج والمباشرة
دليل مرحلة ما بعد الابتعاث (إنهاء البعثة ومباشرة العمل)
يوضح هذا الدليل الإجراءات والضوابط النظامية الواجب اتباعها فور انتهاء مرحلة الدراسة؛ بدءاً من إجراءات إنهاء البعثة وإصدار القرارات الرسمية، ومروراً بالمهلة النظامية لمباشرة العمل بالجامعة (خلال 30 يوماً)، وصولاً إلى تسوية المستحقات المالية وتعديل مسيرات الرواتب وصرفها كاملة للمتخرجة أو العائدة إلى مقر عملها.
إجراءات إنهاء البعثة عبر نظام سفير
مسار الاعتماد الإلكتروني
تتم معالجة طلبات إنهاء البعثة إلكترونياً بالتكامل بين الملحقية الثقافية ببلد الابتعاث والمجالس الأكاديمية واللجنة الدائمة بالجامعة وفق المسار التالي:
المرحلة 1
تقديم الطلب عبر سفير
يتقدم المبتعث من مقر البعثة بطلب إنهاء عبر نظام سفير موجه للملحق الثقافي متضمناً مسوغات ومبررات الطلب.
المرحلة 2
اعتماد الملحقية والإحالة
اعتماد الموظف المختص والملحق الثقافي للطلب وتحويله لإدارة الابتعاث بالجامعة لإحالته لمرجع المبتعث.
المرحلة 3
المجالس الأكاديمية
عرض الموضوع على مجلس القسم ثم مجلس الكلية، ومصادقة معالي رئيسة الجامعة على محضر الكلية ومرفقاته.
المرحلة 4
صدور القرار الرسمي
توصية اللجنة الدائمة للابتعاث، واعتماد معالي رئيسة الجامعة، ومخاطبة الملحقية الثقافية، وتحديث حالة سفير.
مباشرة العمل بالجامعة وتسوية المستحقات الوظيفية
المهلة النظامية الإلزامية للمباشرة:
على المبتعث أو المبتعثة أن يباشر عمله رسمياً بالجامعة خلال ثلاثين (30) يوماً كحد أقصى من تاريخ انتهاء دراسته.
خطوات رفع وتنفيذ المباشرة وصرف الراتب كاملاً:
1
تقديم المباشرة واعتمادها محلياً:
يتم تقديم نموذج المباشرة للرئيس المباشر لتوقيعه، والذي يرسله بدوره إلى رئيس الجهة (عميد الكلية أو مدير المعهد) لاعتماده رسمياً.
2
التحقق من قرار التخرج:
تُرسل المباشرة بعد ذلك إلى إدارة الابتعاث والتدريب للتأكد من صدور قرار التخرج أو انتهاء البعثة المعتمد.
3
تسوية المستحقات المالية بشؤون الموظفين:
بعد اكتمال التحقق والتأكد النظامي، يتم توجيه المباشرة إلى إدارة شؤون الموظفين (الموارد البشرية) لتسوية المستحقات المالية وفق الأنظمة.
4
تعديل مسيرات الرواتب:
يتم تعديل مسيرات الرواتب الوظيفية ليُصرف الراتب كاملاً باعتبار الموظف رسمياً على رأس العمل في مقر وظيفته بالجامعة.
تنبيه هام جداً للمتخرجين والمتخرجات:
نُنبّه إلى أن تنفيذ المباشرة وإرسالها إلى إدارة شؤون الموظفين يتطلب نظاماً صدور قرار انتهاء الابتعاث / التخرج.
لذا يتعين على المبتعث المتخرج المبادرة الفورية بتقديم طلب التخرج عبر بوابة سفير والجامعة فور إنهاء المتطلبات الدراسية؛ تفادياً لأي تأخير قد يطرأ على تسوية وصرف كامل الرواتب والمستحقات.