ما هو نظام EPM ؟
هو نظام متابعة المشاريع يمكن جميع مدراء المشاريع من متابعة تنفيذ المشاريع، التحديث المستمر عليها، وكذلك إدارة مهامها عبر دورة حياة المشروع بأكمله، كذلك تمكن منسقي المشاريع من المتابعة المستمرة لكافة المشاريع المسندة لهم ونسب التقدم فيها.
ماهي منصة شريك؟
هي منصة لاستقبال كافة المشاريع، المبادرات، والأفكار التطويرية من جميع منسوبي الجامعة (أفراد وجهات) ليتم دراستها وتقييمها من قبل اللجان المعنية.
الأسئلة الشائعة
1- هل يتوجب على كل جهة رفع مشروع جديد بشكل سنوي؟
لا يتوجب رفع المشاريع سنويا ويجب التأكد من الأهداف الخاصة بكل مشروع وتوافقه مع الخطة الاستراتيجية للجهة وكذلك للجامعة قبل رفعه على منصة شريك.
2- لدي فكرة مشروع جديد كيف يمكن الحصول على موافقة عليه؟
يمكن رفع مقترح المشاريع الجديدة عبر أيقونة منصة شريك في الصفحة الرئيسية لموقع الجامعة (هنا)
3- من يستطيع تقديم طلب مشروع جديد على منصة شريك؟
جميع منسوبي الجامعة من أفراد (أعضاء الهيئة التعليمية، الإدارية، والطالبات) وكذلك الجهات يمكنهم تقديم طلب مشروع جديد على منصة شريك.
4- بالنسبة لمشاريع المعامل، رخص البرامج، وتوريد الأجهزة هل هناك إجراءات للموافقة عليها قبل رفعها على منصة شريك؟
جميع الموافقات اللازمة من قبل الجهات المعنية يتم الحصول عليها من خلال منظومة شريك حيث تحال كافة الطلبات أعلاه للجهات المعنية لدراستها وإبداء المرئيات حيالها.
5- كيف نعلم عند الموافقة على المشروع واعتماده؟
يقوم مكتب إدارة المشاريع بمخاطبة كل جهة وإشعارها بحالة كافة المشاريع المقدمة من قبلها.
6- كيف نتابع المشروع بعد الموافقة عليه؟
عن طريق نظام EPM على الرابط التالي (هنا )
7- ماهي مهام مدير المشروع؟
إدارة المشروع وتحديثه بشكل دائم على نظام EPM واستكمال النماذج بشكل كامل بدءًا من مرحلة التخطيط حتى مرحلة الإغلاق بالتعاون مع منسق الجهة لتحقيق أهداف المشروع على الوجه المطلوب. ونؤكد بأن مدير المشروع هو المسؤول الأول عن تنفيذ خطة المشروع.
8- ماهي مهام منسق الجهة بالنسبة للمشاريع؟
المنسق هو حلقة الوصل بين مكتب إدارة المشاريع ومدراء المشاريع في جهته ومن مهامه التأكد من رفع النماذج المطلوبة وسير المشروع حسب الخطة المعتمدة من قِبل مدير المشروع المعتمد وكذلك التواصل مع مكتب إدارة المشاريع الرئيسي في حال وجود أي استفسارات أو ملاحظات .
9- من هو صاحب الصلاحية في الجهة؟
هو رئيس الجهة الحاضنة للمشروع والذي من مهامه اعتماد كافة وثائق المشروع والمصادقة على تحقق مخرجات المشروع.
10- متى يتم إطلاق المشروع في نظام EPM؟
يتم إطلاق المشروع في النظام وتحويل حالته إلى Ongoing بعد استكمال رفع النماذج التالية:-
- 1-نموذج ميثاق المشروع (هنا)
- 2-نموذج خطة المشروع (هنا)
- 3-تعبئة الجدول الزمني للمشروع في نظام EPM
- 4-الارتباط المالي (للمشاريع الممولة من ميزانية الجامعة)
- 5-بعد ترسية المشروع (للمشاريع التي تطرح كمنافسة حكومية)
11- هل يمكن التعديل على ميزانية المشروع بعد اعتماده؟
نعم يمكن ذلك عن طريق تعبئة نموذج طلب تغيير (هنا) للميزانية واعتماده ومن ثم إرساله من البريد الالكتروني للجهة إلى مكتب إدارة المشاريع الرئيسي ، ليتم تحويله إلى اللجنة الدائمة لإدارة مشاريع الجامعة للدراسة.
12- ماهي متطلبات إغلاق المشروع بعد انتهاء جميع المراحل؟
1- يقوم مدير المشروع باستكمال مهام الجدول الزمني بنسبة 100% على النظام
2- يقوم مدير المشروع باستكمال وثائق الإغلاق التالية بعد اعتمادها
ثم ادراجها في نظام EPM.
3- يقوم مكتب إدارة المشاريع في الجهة بإرسال بريد الكتروني لمكتب إدارة المشاريع الرئيسي بطلب الاغلاق.
13- هل يمكن تغيير تاريخ بدء المشروع؟
نعم يمكن ذلك عن طريق إرسال بريد الكتروني من حساب الجهة الرسمي إلى مكتب إدارة المشاريع الرئيسي.
14- هل يمكن تغيير تاريخ نهاية المشروع؟
نعم يمكن ذلك عن طريق رفع نموذج طلب تغيير معتمد على نظام EPM (هنا) مع ضرورة إشعار مكتب إدارة المشاريع الرئيسي بذلك.
15- متى يعتبر المشروع متعثر؟
يعتبر المشروع متعثر إذا فشل لأكثر من مرة في الاكتمال حسب الخطة الزمنية المعتمدة.
16- هل هناك شروط واجب توافرها في مدير المشروع قبل تعيينه؟
نوصي بأن يمتلك مدير المشروع مهارات إدارية وفنية مناسبة للمشروع وأن يتمتع بمهارات التواصل الفعال، ويكون تعيينه بموافقة الجهة نفسها وليس لمكتب إدارة المشاريع الرئيسي أي تدخل في ذلك.
17- متى يستطيع مدير المشروع الدخول على مشروعه في نظام EPM؟
يستطيع مدير المشروع الدخول على نظام EPMبعد اشعار جهته باعتماد المشروع ومنح الصلاحيات له كمدير مشروع.
18- هل يمكن تغيير مدير المشروع؟
نعم يمكن ذلك عن طريق رفع نموذج طلب تغيير معتمد على نظام EPM (هنا) مع ضرورة إشعار مكتب إدارة المشاريع الرئيسي بذلك.
19- عند تعبئة نموذج طلب تغيير مدير مشروع يوجد خانة لتوقيع مدير المشروع أي المديرين نحتاج لتوقيعه؟
في نموذج طلب تغيير مدير المشروع يتم التوقيع من قبل مدير المشروع السابق ورئيس الجهة فقط ,وفي حال تعذر الوصول للمدير السابق يكتفى بتوقيع رئيس الجهة مع كتابة ملاحظة (لم يتم الوصول للمدير السابق).
20- لدي مشكلة في نظام EPM حيث لا يمكنني التعديل أو تحديث مهام المشروع إذ تظهر أيقونة edit باللون الرمادي؟!
هناك احتمالين لسبب ذلك: -
- 1-أن أيقونة التحرير مفعلة أساسا وبالتالي يمكن التعديل مباشرة على حقول المهام.
- 2-أن صلاحية التحرير غير مضافة لحساب مدير المشروع ويلزم هنا التواصل مع مكتب إدارة المشاريع الرئيسي لتعديل ذلك.
21- أقوم بإضافة المهام في صفحة ( schedule) لكن لا تنعكس هذه المهام لمنسق الجهة ومكتب إدارة المشاريع الرئيسي؟
يتوجب الالتزام بالخطوات التالية:
عبر تبويب(Task ) يتم الضغط على أيقونة (Save)والتأكد من استكمال النظام للحفظ ثم الضغط على أيقونة (Publish) والتأكد من استكمال النظام للنشر ثم الضغط على ( Close) ومتابعة ذلك مع منسق الجهة للتأكد من انعكاس التغييرات.
22- قمت بإدخال المهام في الجدول الزمني (schedule) لكن تظل نسبة الإنجاز هي 0%؟
يتم حساب نسبة الإنجاز للمشروع بشكل آلي من خلال نظام EPM وبناء على مدخلات مدير المشروع لجميع الحقول ونسب الإنجاز لجميع المهام،
نؤكد هنا على أن نسب الإنجاز تحسب من المدة الزمنية للمشروع فكلما زادت مدة المشروع تصبح نسبة الإنجاز الكلية للمشروع منخفضة نسبيا نظرا لطول مدة المشروع
23- هل يمكن تأجيل المشروع؟
نعم يمكن ذلك عن طريق رفع بريد إلكتروني من حساب الجهة الرسمي الى مكتب إدارة المشاريع الرئيسي بالمبررات.
24- واجهنا مشكلة عند تنفيذ المشروع وتبين عدم إمكانية إطلاقه هل يمكن حذف المشروع من على نظام EPM؟
يمكن إلغاء المشروع في حال عدم إمكانية استكماله عبر إرسال بريد إلكتروني من حساب الجهة الرسمي لمكتب إدارة المشاريع الرئيسي بالمبررات ويتوجب دراسة المخاطر المحتملة وأسباب تعثر المشروع في الاطلاق عند الرغبة في رفعه مرة أخرى على منصة شريك لتفادي الوقوع في هذه المشكلة في المستقبل.
25- ما هي متطلبات نقل المشروع من جهة إلى جهة أخرى؟
يتم إرسال بريد إلكتروني من حساب الجهة الحاضنة للمشروع إلى مكتب إدارة المشاريع الرئيسي بطلب نقل المشروع مع موافقة الجهة المنقول إليها المشروع.
26- هل من الممكن بعد إلغاء المشروع رفعه على منصة شريك مره اخرى بدراسة وميزانية جديدة؟
نعم يمكن ذلك
27- في حال تعثر مشروع تم رصد ميزانية خاصة به من ميزانية الجامعة وأرادت الجهة إلغاء المشروع، ماهي الخطوات المتبعة للإلغاء؟
يمكن طلب إلغاء المشروع عن طريق الرفع ببريد إلكتروني من حساب الجهة نفسها الى مكتب إدارة المشاريع الرئيسي بالمبررات
وفق أحد الحالتين:
- 1-إذا كان المشروع قائم وتم الصرف من الميزانية المخصصة له يتم تحويل الطلب من مكتب إدارة المشاريع الرئيسي إلى اللجنة الدائمة لإدارة مشاريع الجامعة لأخذ الموافقة.
- 2- إذا لم يكن المشروع قائم بعد ولم يتم الصرف عليه من الميزانية بعد، يتم الإلغاء مباشرة بناء على طلب الجهة.
28- هل يجب إرفاق نسخة من الارتباط المالي على نظام EPM؟
يتوجب رفع نسخة من الارتباط المالي للمشاريع الممولة من ميزانية الجامعة عبر منسق الميزانية، ويمكن لمدير المشروع رفعها بالنيابة.
29- عند صرف المستخلصات المستحقة للشركات في بعض المشاريع التي يتطلب فيها وجود شركة ما الذي يجب عمله؟
يجب إرفاق صورة من المستخلصات وشهادات الإنجاز على النظام.
30- ماهي إجراءات كراسة الشروط والمواصفات للمشاريع الممولة من ميزانية الجامعة؟
يتم التواصل مع منسق المشتريات في الجهة للبدء بتعبئة كراسة الشروط والمواصفات والتواصل مع إدارة المشتريات بشأن ذلك.
31- هل يمكن طلب ميزانية للمشروع بعد اعتماده كمشروع (لا يحتاج تمويل) في منظومة شريك؟
نعم يمكن ذلك عن طريق رفع بريد إلكتروني من حساب الجهة الرسمي إلى مكتب إدارة المشاريع الرئيسي بالمبررات مع تحديد الميزانية المقترحة , ليتم تحويله إلى اللجنة الدائمة لإدارة مشاريع الجامعة للدراسة.
