​​عن الوحدة

 تعمل الوحدة على الحصول على الموافقات المطلوبة لإقامة المؤتمرات والندوات والفعاليات العلمية داخل الجامعة

مهام الوحدة

1- استقبال طلبات إقامةالفعاليات من وحدة الدعم والمساندة في الإدارة.

2- إحالة طلبات إقامة الفعاليات بعد التأكد من استيفائهالجميع الشروط المطلوبةإلى اللجنة الدائمة للمؤتمرات والندوات والفعاليات لفحصها وإبداء الملاحظات عليها.

3- الرفع بالطلب لمعالي رئيسةالجامعة لاعتماده ومن ثم أخذ موافقةوزارة التعليم.

4- الإشراف والمتابعة على إقامة الفعاليات العلمية في الجامعة.

5- إعداد قاعدة بيانات لجميع الفعاليات العلمية المقامة في الجامعة..

6-  الرفع بالاحصاءات والتقارير عن الفعاليات العلميةالمقامة للجهات المعنيةفي الجامعة.​

إجراءات العمل في الوحدة

1. تقوم الجهة المنظمة بالجامعة (كلية– مركز بحثي على سبيل المثال) بتقديم طلب إقامة فعالية علمية ( مؤتمر – ندوة – محاضرة علمية – لقاء علمي – ملتقى علمي – و ما في حكمه)  لوكالة الجامعة للدراسات العليا و البحث العلمي و التي تحيله لإدارة المؤتمرات و الندوات.

2.  تقوم إدارة المؤتمرات و الندوات بإرسال ( استمارة طلب عقد لقاء علمي و جداول المتحدثين سواءً كانوا من داخل المملكة أو خارجها) للجهة المتقدمة بالطلب شرط أن يكون تقديم الطلب قبل تاريخ انعقاد الفعالية بثلاثة أشهر على الأقل وفقًا لتعميم وزارة التعليم, مع ضرورة تحديد أسماء الرعاة والجهات التي ستتحمل تكاليف الفعالية (إن وُجد) في الاستمارة بدقة وكذلك ضرورة إرفاق برنامج الملتقى شاملاً المواعيد وأسماء المتحدثين وجهات عملهم والموضوعات التي سيتم تغطيتها في الفعالية، وفي حال كانت الفعالية طبية لابد إرفاق موافقة الهيئة السعودية للتخصصات الصحية فيما يتعلق بتاريخ ومكان عقد الفعالية.

3.  تقوم إدارة المؤتمرات و الندوات بإعداد مذكرة عرض داخلية بالطلب تصدر من وكيلة الجامعة للدراسات العليا و البحث العلمي و موجهه لمعالي رئيسة الجامعة و ذلك من أجل الحصول على تأييد معالي رئيسة الجامعة لاستكمال الإجراءات النظامية.

4.  بعد توجيه المعالي بالتأييد، يتم رفع المعاملة لجهات الاختصاص في وزارة التعليم لطلب الحصول على الموافقة النهائية على إقامة الفعالية العلمية و على المتحدثين فيها.

5.  بعد وصول الموافقة النهائية على إقامة الفعالية العلمية من وزارة التعليم يتم توفير نسخة إلكترونية للجهة المنظمة لتمكينهم من إقامتها.