المقدمة ووصف الدليل

المقدمة

انطلاقاً من حرص عمادة الدراسات العليا على تطوير منظومة القبول في برامج الدراسات العليا، والارتقاء بجودة خدماتها وكفاءة إجراءاتها، وسعياً إلى تعزيز الحوكمة وتكامل الأدوار بين الجهات ذات العلاقة، تواصل العمادة جهودها في تنظيم أعمال القبول وتطوير أدواتها الإجرائية والرقمية، بما يضمن وضوح مسارات العمل ودقة معالجة الطلبات وسلامة البيانات. ويأتي الاهتمام بتوثيق الإجراءات وتوحيدها امتداداً لجهود العمادة في تيسير الخدمات الأكاديمية، ورفع كفاءة الأداء، وتمكين الكليات من تنفيذ ما يخصها من أعمال القبول وفق الصلاحيات والضوابط المعتمدة.

وفي هذا الإطار، يأتي هذا الدليل مرجعاً عملياً لممثلي الكليات، يساند أداء المهام المرتبطة بمراجعة طلبات المتقدمين واستكمال متطلباتها، ويبين آلية التعامل مع حالات الطلب وتسجيل قرارات الكلية من خلال البوابة. كما يهدف إلى تعزيز الاتساق في التنفيذ، وتيسير الرجوع إلى الخطوات المعتمدة، ورفع مستوى التنسيق بين الكليات وعمادة الدراسات العليا؛ بما يسهم في سرعة إنجاز الإجراءات وجودة المتابعة، ويعزز موثوقية نتائج أعمال القبول.

وصف الدليل

تُصدر عمادة الدراسات العليا، ممثلةً بوكالة الشؤون الأكاديمية، هذا الدليل ليقدّم شرحاً إجرائياً لاستخدام بوابة جامعة الأميرة نورة بنت عبد الرحمن للقبول من قبل ممثلي الكليات المكلفين بأعمال القبول، ويوضح نطاق الوظائف المتاحة وفق الصلاحيات المعتمدة في النظام. ويتناول خطوات الوصول إلى الطلبات المحالة من العمادة وتحديدها بحسب الفصل الأكاديمي وحالة الطلب، ثم مراجعة سجلات التقديم والبيانات الشخصية والمؤهلات والرغبات والمرفقات، والتحقق من استيفاء المتطلبات، ومعالجة الطلبات التي تستلزم إعادة رفع مستندات أو استكمال بيانات.

كما يوضح الدليل آلية إدخال الدرجات اللازمة والإقرار بصحة البيانات، وتحديث حالات الطلب، وتنفيذ إجراءات الترتيب والفرز، واستخراج التقارير الداعمة للمراجعة، ثم تسجيل قرارات الكلية وإحالة الطلبات إلى العمادة لاستكمال ما يلزم. وقد رتبت هذه الإجراءات وفقاً لتسلسل العمل في البوابة، وعرضت في خطوات مرقمة تسبق صور الشاشات ذات العلاقة، مع توضيح نتيجة كل إجراء والتمييز بين حالة الطلب وقرار الكلية، ليكون الدليل أداة مرجعية واضحة أثناء التنفيذ والمتابعة.

الفئة المستهدفة والصلاحيات

الفئة المستهدفة

ممثلات القبول في الكليات، وفق الحسابات والصلاحيات المخصصة لهن في بوابة جامعة الأميرة نورة بنت عبد الرحمن للقبول.

أولاً: الإجراءات المنفذة عبر بوابة القبول

• استعراض الطلبات المحولة من العمادة وتحديد السجلات المطلوب معالجتها.
• مراجعة بيانات المتقدمين ومؤهلاتهم ورغباتهم والمرفقات المرتبطة بطلباتهم.
• إعادة الطلبات لاستكمال المرفقات الناقصة ومتابعة ما يعاد رفعه.
• إدخال الدرجات المطلوبة والإقرار بصحة البيانات وتحديث حالات الطلب.
• تنفيذ حساب الترتيب والفرز واستخراج تقارير المتقدمين.
• تسجيل قرارات الكلية وإحالة الطلبات إلى العمادة لاستكمال إجراءات القبول.

ثانياً: المهام التنظيمية داخل الكلية

• إعداد المذكرات ذات الصلة بالقبول وعرضها على اللجان المعنية.
• دراسة بيانات المتقدمين ونتائجهم، وإدخال قرارات الكلية بناءً على توصيات اللجان المختصة.

تقتصر الوظائف والشاشات الظاهرة لكل حساب على الصلاحيات المعتمدة في البوابة.

إمكانات بوابة جامعة الأميرة نورة بنت عبد الرحمن للقبول في خدمة أعمال الكليات

تتيح بوابة جامعة الأميرة نورة بنت عبد الرحمن للقبول مجموعة من الوظائف الإلكترونية التي تدعم مراجعة الطلبات وتنظيم إجراءات القبول في الكليات، وتيسر تنفيذ المهام ومتابعة النتائج وفق الصلاحيات الممنوحة، ومن أبرز هذه الإمكانات:

• تصفية الطلبات والبحث: تحديد الطلبات المطلوبة بحسب الفصل الأكاديمي والحالة وحقول البحث المتاحة.
• سجلات التقديم: عرض بيانات المتقدم ومؤهلاته ورغباته والمرفقات المرتبطة بطلبه.
• متابعة حالات الطلبات: الاطلاع على المرحلة الحالية لكل طلب والإجراءات المتاحة لمعالجته.
• استكمال المرفقات: تحديد الملفات الناقصة وإعادة الطلب إلى المتقدم لاستكمالها.
• إدخال الدرجات: تسجيل درجات المتقدم وفق متطلبات البرنامج والإقرار بصحة البيانات.
• الترتيب والفرز: تنفيذ عملية ترتيب المتقدمين بعد استكمال خطوات المراجعة.
• التقارير الإلكترونية: استخراج تقرير المتقدمين الشامل بحسب الكلية والبرنامج وتصديره.
• تسجيل قرارات الكلية: إدخال الموافقة أو قائمة الانتظار أو القبول المشروط أو الرفض وفق القرار.
• المعالجة الجماعية للطلبات: تحديث حالات مجموعة من الطلبات دفعة واحدة، وفق الوظائف والصلاحيات المتاحة في البوابة.

مصطلحات الدليل

حالات الطلب

تعكس حالة الطلب المرحلة الإجرائية الحالية، وقد تختلف عن القرار الذي تسجله الكلية في حقل «وضع المتقدم».

خيارات قرار الكلية

يحدد القرار من حقل «وضع المتقدم» داخل تبويب «قرار» بعد استكمال إجراءات المراجعة ذات العلاقة.

الدخول إلى البوابة وتسجيل الدخول

رابط الدخول إلى بوابة القبول:

1. 1فتح رابط بوابة القبول في المتصفح.
2. 2إدخال اسم المستخدم وكلمة المرور المخصصين للحساب.
3. 3الضغط على «تسجيل الدخول» لعرض وظائف البوابة وفق صلاحيات الحساب.

الوصول إلى طلبات التقديم

1. 1فتح قائمة «قبول» من القائمة الجانبية.
2. 2اختيار «طلبات التقديم» من قسم «طلبات التقديم».

تصفية الطلبات وفتح السجل

1. 1تحديد الفصل الأكاديمي المطلوب من حقل «المرحلة».
2. 2اختيار حالة الطلب المطلوب مراجعتها، مثل «تحت المراجعة - الكلية».
3. 3فتح سجل المتقدم بالضغط على معرف طلب التقديم في جدول النتائج.

مراجعة بيانات المتقدم ومؤهلاته

1. 1فتح سجل التقديم، ثم اختيار تبويب «التفاصيل» للاطلاع على بيانات الطلب.
2. 2الضغط على «مؤهلات المتقدم» لعرض بيانات المؤهل المسجلة.

مراجعة نموذج التقديم

1. 1مراجعة البيانات المسجلة في نموذج التقديم ضمن تبويب «التفاصيل»، والتحقق من اكتمالها.

مراجعة الرغبات والمرفقات

1. 1استعراض قائمة رغبات المتقدم المسجلة أسفل نموذج التقديم.
2. 2مراجعة قائمة ملفات المرفقات المرتبطة بالطلب.

فتح ملفات المرفقات

1. 1الضغط على رابط الملف في قسم «مرفق» لفتح المستند المرفوع.

إعادة الطلب إلى المتقدم لاستكمال المرفقات

تحديد المرفق المراد استبداله

1. 1تحديد المرفق المطلوب استبداله من مربع الاختيار على يمين صف الملف.
2. 2الضغط على «حذف سطر» لإزالة المرفق المطلوب إعادة رفعه.

إعادة الطلب إلى المتقدم لاستكمال المرفقات

إعادة الطلب إلى المتقدم

1. 1فتح قائمة «إجراءات» أعلى سجل التقديم.
2. 2اختيار «إعادة الطلب - مرفقات ناقصة».

التحقق من حالة الطلب بعد إعادته إلى المتقدم

1. 1التحقق من ظهور حالة «مراجعة المرفقات الناقصة» في حقل حالة طلب التقديم.
2. 2التأكد من أن الطلب غير مكتمل لحين إعادة رفع المرفقات المطلوبة.

تحديد المرفقات الناقصة

تحديد المرفقات المطلوب استكمالها

1. 1فتح تبويب «المرفقات المفقودة» في سجل التقديم.
2. 2تحديد المرفقات المطلوب استكمالها في الحقل المخصص؛ لإشعار المتقدم بها.

استئناف مراجعة الطلب

1. 1العودة إلى شاشة «طلبات التقديم» بعد رفع الملفات، وتحديد الحالة «مكتمل» في التصفية.
2. 2فتح سجل المتقدم، ثم مراجعة المرفقات التي أعيد رفعها.

استئناف معالجة الطلب بعد استكمال المرفقات

1. 1فتح قائمة «إجراءات»، ثم اختيار «موافقة» لاستئناف معالجة الطلب.

التحقق من حالة الطلب بعد استئناف المعالجة

1. 1التحقق من تغير حالة طلب التقديم إلى «تحت المراجعة - الكلية» بعد اختيار «موافقة».

إدخال الدرجات والإقرار بصحة البيانات

1. 1فتح تبويب «الدرجات» في سجل التقديم.
2. 2إدخال الدرجات المطلوبة وفق شروط القبول المعتمدة للبرنامج.
3. 3تفعيل خيار الإقرار بصحة البيانات، ثم الضغط على «حفظ».

تحديث حالة الطلب لحساب النسبة الموزونة

1. 1فتح قائمة «إجراءات» من سجل التقديم.
2. 2اختيار «جاهز لحساب النسبة الموزونة».

التحقق من حالة الطلب بعد تحديثها

1. 1التحقق من ظهور «تحت الإجراء - الكلية» في حقل «حالة طلب التقديم» بعد تحديث الحالة.

الوصول إلى شاشة ترتيب المتقدمين

1. 1فتح «قبول» من القائمة الجانبية.
2. 2اختيار «ترتيب المتقدمين» من قسم «الترتيب».

إعداد عملية الترتيب

1. 1الضغط على «إضافة ترتيب المتقدمين» لإنشاء سجل ترتيب جديد.
2. 2تحديد الفصل الأكاديمي ونموذج القبول وحالات الطلب المطلوبة.
3. 3الضغط على «حفظ» لتسجيل إعدادات عملية الترتيب.

استكمال عملية ترتيب المتقدمين

1. 1الضغط على «بدء العملية» بعد حفظ إعدادات الترتيب.

التحقق من نتائج عملية الترتيب

1. 1متابعة حالة عملية الترتيب والتحقق من ظهور إشعار «النجاح».

الوصول إلى تقرير المتقدمين الشامل

1. 1فتح قسم «تقارير مخصصة» ضمن قائمة «قبول».
2. 2اختيار «تقرير المتقدمين الشامل بحسب الكلية والبرنامج».

تحديد نطاق التقرير

1. 1تحديد الكلية المطلوبة من حقول تصفية التقرير.
2. 2اختيار البرنامج المطلوب لاستعراض بيانات المتقدمين فيه.

تصدير تقرير المتقدمين

فتح قائمة التصدير

1. 1الضغط على زر الخيارات ذي النقاط الثلاث (…) أعلى الشاشة.
2. 2اختيار «تصدير» من القائمة الظاهرة.

تصدير تقرير المتقدمين | تنزيل الملف

تنزيل التقرير بصيغة إكسل

1. 1اختيار صيغة «إكسل» من قائمة نوع الملف في نافذة التصدير.
2. 2الضغط على «تنزيل» لحفظ التقرير.

الوصول إلى طلبات التقديم لتسجيل قرارات الكلية

1. 1فتح قائمة «قبول» من الشريط الجانبي.
2. 2اختيار «طلبات التقديم» لاستعراض سجلات المتقدمين.

تحديد سجل المتقدم

1. 1تحديد الفصل الأكاديمي المطلوب من حقل «المرحلة».
2. 2اختيار حالة الطلب ذات العلاقة من خيارات التصفية.
3. 3فتح سجل المتقدم بالضغط على معرف طلب التقديم.

تسجيل الموافقة والمقررات التكميلية

أولاً: قرار الموافقة

1. 1فتح سجل التقديم، ثم اختيار تبويب «قرار».
2. 2اختيار «موافقة» من حقل «وضع المتقدم» عند صدور قرار الكلية بالموافقة.

الموافقة مع المقررات التكميلية

ثانياً: الموافقة مع مقررات تكميلية

1. 1اختيار «موافقة» من حقل «وضع المتقدم».
2. 2تفعيل خيار «تحتاج مقررات تكميلية».
3. 3تحديد المقررات التكميلية من القائمة المنسدلة.

قائمة الانتظار والقبول المشروط

أولاً: قائمة الانتظار

1. 1اختيار «قائمة الانتظار» من حقل «وضع المتقدم» في تبويب «قرار».

تسجيل القبول المشروط

ثانياً: القبول المشروط

1. 1اختيار «قبول مشروط» من حقل «وضع المتقدم».
2. 2تحديد شروط القبول المطلوبة من القائمة المنسدلة.

تسجيل قرار الرفض

1. 1اختيار «رفض» من حقل «وضع المتقدم» في تبويب «قرار».
2. 2تحديد سبب الرفض أو أسبابه في الحقل المخصص، وفق قرار الكلية.

إحالة طلب التقديم بعد تسجيل قرار الكلية

1. 1فتح قائمة «إجراءات» أعلى سجل التقديم.
2. 2اختيار «موافقة» لإحالة الطلب إلى عمادة الدراسات العليا.

متابعة حالة الطلب بعد الإحالة

1. 1التحقق من ظهور «مراجعة العمادة» في حقل «حالة طلب التقديم» بعد إحالة الطلب.