الدراسات المرجعية والمقارنات المعيارية
لاستكمال صياغة الخطة الاستراتيجية وضمان تكاملها وبناءها البناء الصحيح، كان لزاماً على فريق الخطة التعرض للتجارب العالمية والمحلية التي تمارس ذات النشاط للتعرف عن قرب على الطريقة المثلى لإدارة خدمات هذه المراكز والمعاهد وفهم أفضل الممارسات العالمية في هذا المجال ومقارنتها بأسلوب إدارة المعهد في إدارة تلك الخدمات ووسيلة كل منهم في إنجاز العمل بشكل أسرع وبجودة أفضل ثم توظيف كل تلك المعطيات في تقديم خدمة استشارية متميزة بمعنى استثمار ما لدى الآخرين في تحسين جودة خدمات المعهد، وقد تم الاتفاق على مراجعة هذه الدراسات المرجعية والتجارب المقارنة كل عامين للوقوف على أدوات تحسين الخدمة لدى المنافسين داخلياً والآليات الجديدة في تسويق المنتج والاستثمار الأمثل في الأفكار عالمياً، وقد تم ذلك عبر محورين رئيسيين:
الأول: دراسة أفضل الممارسات المتبعة عالمياً في مجال البحوث والدراسات الاستشارية:
ونعني هنا إجراء مقارنة مع أفضل المراكز والمعاهد العالمية التي تمثل بيوت خبرة دولية في مجالي البحوث والدراسات الاستشارية، إما عبر التواصل المباشر أو بالتعرف عليهم عبر قواعد البيانات المصنفة أو بالاستعانة بالخبراء العاملين بتلك المراكز من ذوي السمعة المعروفة في تطوير أعمالها، كذلك لم يخل الأمر من الاطلاع على التقارير السنوية لتلك الجهات لاسيما فيما يتعلق بتطوير نظم الإدارة وتسويق الخدمات وطريقة تقديمها، وقد تم ذلك عبر الإجراءات التالية:
- القيام بتحليل العديد من شركات الاستشارات العالمية وبيوت الخبرة ذات نفس التخصص وإجراء المقارنات المرجعية مع جهات ممثلة لجامعات عالمية كجامعة سنغافورة الوطنية.
- الاطلاع على توصيات المنتديات والمؤتمرات العالمية بهدف تنويع مصادر المعلومات في مجال البحوث والخدمات الاستشارية.
- العمل على بناء تحالفات استراتيجية مع شركاء إقليميين وعالميين في مجالات عمل المعهد، وهو ما يجري عليه العمل الآن.
- استخلاص الدروس المستفادة من قصص نجاح وإخفاق مثل هذه المراكز وبيوت الخبرة العالمية للتعرف على أفضل الممارسات التي تقود للنجاح السريع واتباعها وتجنب أسباب الفشل والإخفاق.
- التعرف على أفضل الممارسات العالمية وتلخيصها من خلال الاطلاع على البحوث والدراسات والاستعانة بالمراجع المتخصصة في هذا المجال ووضعها بين يدي إدارة المعهد.
وكانت أهم المراكز والمعاهد المستعان بها في هذا الصدد:
- Public Consulting Group (PCG).
- Management Consulting Group PLC.
- PA consulting, technology and innovation firm.
- Huron consulting group.
- Business Management Consulting (B.M.C).
- N.C.S for Consulting Services.
- Hewitt Associates Consulting (Shanghai).
- FTI Consulting Global.
- Deloitte Consulting.
- Bain & Company Management Group.
- Mckinsey & company consulting firm.
- Implement Consulting Group.
الثاني: إجراء المقارنات المرجعية الداخلية:
وقد تم ذلك عبر مقارنة طريقة التسويق للخدمات والمنافسة في تقديم العروض وانتهاءً بالحصول على ثقة العميل لضمان أن نكون الخيار الأول في الحصول على المشروع، وقد تمت تلك المقارنة مع العديد من الجهات التي تمثل قصص نجاح حقيقية داخل السوق السعودي ومنطقة الخليج العربي لاسيما المراكز والمعاهد الممثلة للجامعات ولم يقف الحد عند هذه الجهات فقط، بل توسع الأمر ليشمل المراكز وبيوت الخبرة في القطاع الخاص، وقد تمت المقارنة من خلال البحث في الطريقة الكاملة لأداء الخدمة والتي تشمل: الاستجابة لطلبات العملاء، تقديم العروض المالية والفنية، صياغة العقود، التنفيذ والمتابعة، استيفاء المستحقات المالية، تقييم ما بعد الخدمة) وقد استفاد المعهد من إجراء تلك المقارنات مع المنافسين الداخليين وتحليل أسلوب إدارة هذه المراكز ووسائل تميزها في سوق العمل الاستشاري وقصص النجاح للوصول إلى آليات إبداعية في إيجاد حلول للمشكلات واتخاذ القرار السليم، وفيما يلي بياناً بأهم المراكز والمعاهد المستعان بها داخلياً للتعرف على تجاربهم الرائدة في صياغة الخطط الاستراتيجية:
- Gulf Organization for Industrial Consulting (GOIC).
- KPMG Consulting.
- The Boston Consulting Group.
- معهد الملك عبد الله للبحوث والدراسات الاستشارية بجامعة الملك سعود.
- معهد البحوث والاستشارات بجامعة الملك عبد العزيز.
- معهد البحوث والاستشارات الطبية جامعة الإمام عبد الرحمن بن فيصل.
- معهد الأمير نايف للبحوث والخدمات الاستشارية بجامعة الإمام محمد بن سعود الإسلامية.
- معهد الدراسات والخدمات الاستشارية بجامعة القصيم.
- مجموعة طلال أبو غزالة الدولية للبحوث والاستشارات.
وقد خلص فريق العمل بعد الاطلاع على هذه التجارب المقارنة والممارسات المرجعية إلى النتائج التالية:
- أن أفضل الآليات لإدارة المعهد هو ممارسة العمل بأدوات القطاع الخاص، حيث أن البيروقراطية الإدارية من شأنها تعطيل العمل وضياع الفرص المتاحة.
- الإسراع في إعادة هندسة إجراءات العمل في المعهد، وتبني أفضل المناهج العالمية في ضبط إجراءات الجودة لتسهيل الإجراءات وصولاً لأفضل الممارسات العالمية المعروفة.
- الحاجة الدائمة للتعرف عن قرب على خبرات الآخرين لمواجهة التحديات الآنية والمستقبلية ومعرفة أفضل وسائل إدارة الأزمات.
- أن أفضل أدوات التواصل مع الجهات المستفيدة من خدمات المعهد هو إجراء تغذية راجعة (Feedback) بشكل دوري لتحسين أداء الخدمة المقدمة.
- ضرورة وضع خطة أعمال (Business Plan) وإدارة ناجزة للعناية بالمستفيدين وتقييم جودة العمل.
- السعي للوصول إلى الجيل الرابع من مراكز البحوث والخدمات الاستشارية وذلك بإنشاء مراكز أو مكاتب خبرة متخصصة في البحث والتطوير (R&D).
- العمل على تشكيل فريق مدرب على آليات التسويق الحديثة والابتكار في عرض منتجات المعهد، وكذلك التعرف على حاجات العملاء الحاليون والمحتملون والإعداد لها.
- البدء الفوري في عقد اتفاقات شراكة استراتيجية مع الجهات الموثوقة وذات السمعة المرموقة في مجال البحوث والخدمات الاستشارية.
